ИНСТРУКЦИЯ ПО РАБОТЕ С ДЕМОНСТРАЦИОННОЙ ВЕРСИЕЙ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ЗАКУПКАМИ.

 

1. Регистрация

2. Настройка структуры организации

3. Настройка штатного расписания

4. Установка регламента заявочной кампании

5. Установка лимитов

6. Подача заявки на материально-технические ресурсы

7. Согласование заявки

8. Ввод проектных цен

9. Утверждение заявки на приобретение

10. Отчетность

11. Журналирование

12. Справочники

1. Регистрация

 

1.1. Находясь на сайте www.ekva-n.ru  или www.эква-н.su нажмите на баннер Управление закупками.

 

1.2. В появившемся окне нажмите ссылку Регистрация.

 

 

 

1.3. Заполните поля в форме регистрации и нажмите кнопку Зарегистрироваться.

 

 

1.4. Автоматически, на введенный адрес электронной почты поступит сообщение с данными для входа в систему следующего содержания:

 

 

Эти учетные данные необходимы для администрирования системы.

 

2. Настройка структуры организации

 

2.1. Зайдя по ссылке, указанной в сообщении: http://b2bdemo.ekva-n.ru/login.asp ,

необходимо ввести имя и пароль и нажать кнопку Далее.

 

 

2.2. После проверки учетной записи администратор попадает в систему управления закупками. Интерфейс системы состоит из трех областей:

- горизонтальное меню (верхняя часть);

- вертикальное меню (левая часть);

- рабочая область (правая часть).

 

 

2.3. Следующим шагом является настройка администратором организационной структуры предприятия. Структура предприятия настраивается с использованием Мастера настройки. Для его запуска необходимо нажать на соответствующую ссылку, расположенную в рабочей области системы.

 

 

2.4. Мастер настройки предложит выбрать тип организации (предприятие или холдинг). Холдинг может иметь более сложную организационную структуру, в состав которой может входить несколько предприятий. Рассмотрим построение организационной структуры на примере простого предприятия.

 

2.5. В качестве примера проведем настройку следующей структуры предприятия:

 

 

 

И настроим следующий процесс снабжения материальными ресурсами на предприятии:

 

 

- Бухалтер подает заявку на необходимые МТР, главный бухгалтер корректирует заявку, согласует и передает заявку от бухгалтерии в отдел снабжения.

- Рабочий подает заявку на необходимые МТР, мастер цеха корректирует заявку, согласует и передает заявку от производственного цеха в отдел снабжения.

- У инженера по снабжению формируется сводная заявка по предприятию. После проведения предварительной работы с поставщиками, он вводит проектные цены и отправляет сводную потребность в МТР на утверждение генеральному директору.

- Генеральный директор либо утверждает план потребности, либо отправляет его на доработку.

 

2.6. Первоначально мастер настройки формирует шаблонную структуру.

 

 

 

Используя иконки редактирования и копирования, приводим структуру к необходимому виду и нажимаем кнопку Дальше:

 

 

3. Настройка штатного расписания

 

3.1. Мастер настройки автоматически генерирует наименование должностей и фамилий:

 

 

С помощью иконки редактирования администратор может поменять наименования должностей и фамилий:

 

 

3.2. Далее администратору необходимо ввести пароль для всех пользователей и нажать на кнопку Сохранить. После этого Мастер настройки приступит к сохранению всех данных и формированию шаблона заявочной кампании:

 

3.3. После завершения работы Мастера, им будут сформированы имена входов (логин) для каждого пользователя (при этом пароль был задан одинаковым для всех пользователей на шаге 3.1.).

 

ВНИМАНИЕ! После этой операции администратор должен выдать всем участникам системы имя входа и пароль, а так же ссылку для входа в систему (которая была прислана администратору вместе с его именем входа и паролем по электронной почте). После этого, с целью безопасности, каждый пользователь должен изменить свой пароль для входа в систему (см. шаг 6.3).

 

4. Установка регламента заявочной кампании

 

4.1. На следующем этапе администратор должен установить регламент прохождения заявочной кампании. Для этого, в меню необходимо выбрать функцию Заявочная кампания/Ввод регламента.

 

 

4.2. В появившейся таблице нажать на иконку того месяца, на который устанавливается регламент. После этого для каждого пользователя установить срок выполнения своих функций и нажать на кнопку Сохранить. Аббревиатура ПЭН означает планово-эксплуатационные нужды.

 

 

У всех пользователей системы в окне Сообщения появится информация о запуске новой заявочной кампании.

5. Установка лимитов

 

5.1. На следующем этапе администратор должен установить лимиты на приобретение (данная функция не является обязательной). Для этого, в меню необходимо выбрать функцию Заявочная кампания/Ввод лимитов. В появившейся таблице нажать на иконку того месяца, на который устанавливается лимит.

 

5.2. Ввод лимитов может осуществляться по двум статьям расходов: инвестиционным и операционным. Для демонстрационной версии введены только эти статьи, в полной версии системы данные статьи можно настраивать самостоятельно.

 

Также лимиты можно устанавливать как от текущих подразделений, так и от нижестоящих. В последнем случае лимиты для вышестоящих подразделений будут рассчитываться автоматически.

 

 

На этом установки для текущей заявочной кампании заканчиваются. Далее, в соответствии с регламентом проводится формирование плана потребности.

6. Подача заявки на материально-технические ресурсы

 

6.1. В соответствии с регламентом рабочий Сергеев С.С. должен подать заявку на МТР. Для этого ему в браузере необходимо нажать на ссылку http://b2bdemo.ekva-n.ru/login.asp . В левой части ввести имя входа и пароль, выданный ему администратором и нажать на кнопку Далее

 

 

6.2. После авторизации, пользователь получает доступ в систему

 

 

В рабочей области системы отражается сообщение о запуске заявочной кампании. В левом меню выведены все доступные функции.

 

6.3. При первом входе, в целях безопасности, необходимо поменять пароль. Для этого необходимо нажать на ссылку Пользователь, расположенную в верхнем меню

 

 

Затем в появившейся таблице ввести новый пароль (два раза).

 

 

6.4. Далее необходимо выбрать в меню функцию Заявочная кампания / работа с заявкой  и нажать на необходимую заявку.

 

 

После этого пользователю открывается интерфейс со статусом заявки, в котором отражаются сроки подачи заявки, кому заявка будет направлена, а также состояние заявки (в данном примере – новая).

 

 

6.5. Для начала формирования заявки необходимо нажать на иконку редактирования синего цвета. При первом входе список заявленных МТР будет пуст.

 

Для добавления позиции необходимо нажать на соответствующую ссылку или иконку.

 

6.6. После этого пользователю будет доступен интерфейс поиска МТР. Поиск МТР может быть осуществлен по наименованию МТР, коду МТР, типу стандарта, по которому он изготавляется,  по классификационным группировкам, в которую входит требуемый МТР и т.д. Поскольку демонстрационная версия ограничена количеством классификационных группировок, рекомендуем первоначально провести поиск по классам.

 

 

На экране отобразятся доступные классы:

 

 

Выбрав необходимый класс (например, 2 – нефть, нефтепродукты) пользователь попадает в структуру данного класса, где он может воспользоваться более детальными критериями поиска (нажав на кнопку Раскрыть параметры МТР) или просмотреть детальную информацию о МТР (нажав на иконку Информация).

 

 

6.7. После того, как требуемый МТР найден, необходимо нажать на иконку Выбор. В нашем примере выбран насос 1СВН-80А-Л

 

 

6.8. После этого система переходит в интерфейс добавления позиции, где уже подтянуто наименование МТР, единица измерения, производитель (если их несколько – предлагается выбрать из списка). Далее пользователю необходимо выбрать объект, на который предлагается закупка МТР (в демонстрационной версии введены тестовые объекты), мероприятие, под которое требуется данный МТР (в демонстрационной версии мероприятия корректировать нельзя, в полной версии мероприятия ведутся организацией самостоятельно), а также количество (потребность) необходимых МТР. Система имеет возможность учитывать незарезервированные остатки на складах для корректировки потребности. В демонстрационную версию данный функционал не включен.

 

 

Аналогично формируется весь необходимый список:

 

 

После нажатии на кнопку Подать заявку, она отправляется на согласование мастеру цеха (в соответствии с настроенным бизнес процессом).

 

Аналогично проводится формирование заявки бухгалтером, которая направляется на согласование главному бухгалтеру.

7. Согласование заявки

 

7.1. В соответствии с регламентом мастер цеха Борисов Б.Б. должен согласовать заявку. Для этого ему в браузере необходимо нажать на ссылку http://b2bdemo.ekva-n.ru/login.asp В левой части ввести имя входа и пароль, выданный ему администратором и нажать на кнопку Далее.

 

7.2. После авторизации, пользователь получает доступ в систему. В рабочей области системы отражается сообщение о запуске заявочной кампании. В левом меню выведены все доступные функции.

 

7.3. Затем пользователю необходимо в меню выбрать функцию Заявочная кампания / работа с заявкой  и нажать на необходимую заявку. После этого ему открывается интерфейс со статусом заявки, в котором отражаются сроки подачи заявки, кому заявка будет направлена, от кого она получена, а также состояние заявки (в данном примере – В работе).

 

 

7.4. Для начала работы с  заявкой необходимо нажать на иконку редактирования синего цвета. Начальнику цеха откроется сводная заявка по его подразделению (поскольку нами была заведена одна бригада и один подающий, соответственно мастер цеха увидит заявку только одного пользователя – рабочего Сергеева С.С.).

 

Корректируя заявку согласующий может:

 

а) добавить новые позиции, нажав на соответствующую ссылку или иконку Добавить

 

б) изменить существующие позиции, нажав на синию иконку Редактирование. При этом он может изменить как сам МТР, нажав на иконку рядом с кодом МТР, так и поменять производителя.

в) удалить позиции, нажав на красную иконку Удалить. При этом обязательно должно быть заполнено поле Обоснование.

 

 

 

7.5. После проведения всех корректировок необходимо нажать на кнопку Согласовать. Заявка отправится на обработку к инженеру снабжения (в соответствии с настроенным бизнес процессом).

 

Аналогично проводится согласование заявки главным бухгалтером, которая затем также направляется на обработку к инженеру снабжения.

8. Ввод проектных цен

 

8.1. В соответствии с регламентом, инженер снабжения Дмитриев Д.Д. должен обработать сводную заявку с целью установления цены по каждой позиции. В демонстрационной версии эти действия он проводит не через систему, а в системе только вводит проектные цены. В полной версии преддоговорная работа проводится в системе. Для начала работы инженер по снабжению  должен выбрать в браузере ссылку http://b2bdemo.ekva-n.ru/login.asp В левой части ввести имя входа и пароль, выданный ему администратором и нажать на кнопку Далее.

 

8.2. После авторизации он получает доступ в систему. В рабочей области системы отражается сообщение о запуске заявочной кампании. В левом меню выведены все доступные функции.

 

8.3. Затем инженеру по снабжению необходимо в меню выбрать функцию Заявочная кампания / работа с заявкой  и нажать на необходимую заявку. После этого ему открывается интерфейс со статусом заявки, в котором отражаются сроки подачи заявки, кому заявка будет направлена, а также состояние заявки (в данном примере – В работе).

 

 

 

8.4. Для начала работы с  заявкой необходимо нажать на иконку редактирования синего цвета. Инженеру по снабжению откроется сводная заявка по организации (соответственно в нашем примере по бухгалтерии и производственному цеху). При этом для каждой позиции можно увидеть какое подразделение и какое количество подавало заявку (для этого необходимо нажать на иконку Раскрыть в столбце №п/п).

 

 

8.5. Затем инженер по снабжению должен проставить цены для каждой позиции.

 

ВНИМАНИЕ! Ввод цены по всем позициям может занимать достаточное время. Поэтому послу ввода цен на  МТР необходимо нажимать на кнопку Сохранить. Кнопка Завершить используется только после ввода цен по всей номенклатуре.

 

При нажатии кнопки Завершить, работа переходит к руководителю предприятия для утверждения.

 

9. Утверждение заявки на приобретение

 

9.1. В соответствии с регламентом, генеральный директор Петров П.П. должен утвердить сводную заявку.  Для начала работы генеральный директор должен выбрать в браузере ссылку http://b2bdemo.ekva-n.ru/login.asp В левой части ввести имя входа и пароль, выданный ему администратором и нажать на кнопку Далее.

 

9.2. После авторизации он получает доступ в систему. В рабочей области системы отражается сообщение о запуске заявочной кампании. В левом меню выведены все доступные функции.

 

9.3. Затем генеральному директору необходимо в меню выбрать функцию Заявочная кампания / работа с заявкой  и нажать на необходимую заявку. После этого ему открывается интерфейс со статусом заявки, в котором отражаются сроки подачи заявки, от кого  заявка получена, а также состояние заявки (в данном примере – В работе).

 

 

9.4. Для начала работы с  заявкой ему необходимо нажать на иконку редактирования синего цвета. После этого откроется сводная заявка по организации (соответственно в нашем примере по бухгалтерии и производственному цеху). При этом для каждой позиции можно увидеть какое подразделение подавало заявку и какое количество (для этого необходимо нажать на иконку Раскрыть в столбце №п/п).

 

 

В верхней части таблицы расположена иконка, по нажатии на которую раскрываются удаленные позиции с обоснованием их удаления.

 

В нижней части рабочей области расположена таблица, где руководитель может оставить свои замечания (в полях Примечание) и вернуть заявку на доработку (нажав на кнопку Вернуть). Для этого необходимо нажать на иконку Обработка заявки.

 

 

В данном примере руководитель вернул заявку на доработку с указанием примечаний.

 

После этого, когда главный бухгалтер зайдет в систему и выберет текущую заявку, он увидит следующий статус: Не согласовал. Подведя курсор к иконке, он увидит причину возврата заявки. При этом у главного бухгалтера станет режим редактирования заявки (синяя иконка), нажав на которую он может провести соответствующие изменения.

 

 

В случае утверждения заявки генеральным директором (при нажатии кнопки Утвердить) формируется план приобретения.

 

10. Отчетность

 

10.1. Отчетность в системе формируется на каждом этапе работы:

 

- после подачи заявки на приобретение МТР (отчет отражается у пользователей с правом подачи заявки);

- после согласования заявки (отчет отражается у пользователей с правом согласования заявки);

- после утверждения  заявки – собственно план приобретения МТР (отражается у пользователя с правом утверждения заявки).

 

10.2. Для просмотра отчетов необходимо выбрать пункт меню: Заявочная кампания / отчеты / заявка на приобретение МТР

 

 

Затем выбрать заявочную кампанию, по которой необходимо просмотреть отчет

 

 

10.3. После этого пользователь может настроить отчет: выбрать полное или краткое наименование МТР, показывать или скрывать состав комплекта (если в МТР входят комплектующие); а также показывать или скрывать название подгрупп МТР. После установки соответствующих признаков необходимо нажать кнопку Изменить.

 

Далее необходимо нажать на ссылку требуемого отчета, список которых располагается после блока настройки отчетов.

 

 

 

10.4. Отчеты формируются в формате excel. Соответственно у пользователей, которым необходимо просматривать отчеты, должно быть на компьютере установлено офисное приложение (Microsoft Office Excel).

 

 

 

11. Журналирование

 

11.1. В системе предусмотрено ведение ряда журналов:

 

- журнал регламента;

- журнал лимитов;

- журнал заявок.

Доступ пользователей к каждому журналу может быть настроен индивидуально, в зависимомти от прав. В демонстрационной версии системы осуществлена фиксированная настройка журналов.

 

11.2. Для просмотра журналов необходимо выбрать пункт меню: Заявочная кампания / журналы / журнал регламента или журнал лимитов или журнал заявок

 

 

11.3. Затем выбрать заявочную кампанию, по которой необходимо просмотреть журнал

 

11.4. Журнал регламента позволяет посмотреть своевременность работы в соответствии с установленным регламентом. Если работник выпонил своё действие несвоевременно, фактическая дата исполнения отражается красным цветом:

 

 

11.5. Журнал лимитов позволяет сравнить заявленные лимиты и сумму, на которую были заявлены МТР. Лимиты можно сравнить как в разрезе статей расходов, так и в разрезе подразделений. Суммы можно посмотреть как с учетом НДС, так и без него.

 

В таблице отражены плановые лимиты, фактические суммы по данной заявке, а также перерасход или остаток.

 

 

11.6. Журнал заявок позволяет проводить анализ в разрезе различных параметров: по группам МТР, по статьям затрат, по подразделениям и пр. В полной версии системы предусматривается анализ исполнения заявок: от прихода МТР на склад до их выдачи  материально-ответственным лицам.

 

 

 

12. Справочники

 

12.1. В системе предусмотрен просмотр ряда справочников, которые были сформированы мастером настройки:

 

- структура организации;

- штатное расписание;

- пользователи.

 

Доступ пользователей к каждому справочнику может быть настроен индивидуально, в зависимомти от прав. В демонстрационной версии системы осуществлена фиксированная настройка справочников.

 

12.2. Для просмотра справочников необходимо выбрать пункт меню: Справочники / Структура организации или Штатное расписание или Пользователи

 

 

12.3. Справочник Структура организации позволяет посмотреть иерархию подчинения, а также выгрузить структуру организации в excel

 

 

12.4. Справочник Штатное расписание позволяет посмотреть на заданную дату существующие должности и закрепленных за ними пользователей в разрезе организационной структуры предприятия.

 

 

 

При нажатии на желтую иконку Просмотр открывается информация о должности: подразделение, наименование, дата создания и закрытия, история изменения должности и пр.

 

 

При нажатии на синюю иконку Доступ открывается информация о разрешенных функциях, прикрепленных к данной штатной единице:

 

 

 

 

12.5. Справочник Пользователи позволяет посмотреть на заданную дату существующих пользователей системы в разрезе организационной структуры предприятия, выгрузить данную информацию в в excel. Также для каждого пользователя отражается его имя входа в систему.

 

 

При нажатии на желтую иконку Просмотр открывается информация о пользователе, включая текущую должность, историю изменения должностей и пр.